In questo processo di prevenzione e segnalazione, un ruolo fondamentale è giocato dai collaboratori. Dei veri e propri insider, perché spesso solo chi lavora all’interno dell’azienda e ne è testimone può segnalare frodi, corruzione, discriminazioni, trattamenti ingiusti e altri fatti controversi o palesemente disonesti. Ciò emerge anche da numerosi casi italiani. Per esempio, i collaboratori delle residenze per anziani che hanno segnalato la mancanza di azioni per prevenire la diffusione del Covid-19 tra gli ospiti. La segnalazione di fatti controversi consente sia all’azienda sia alla società di trarre beneficio. Ma i lavoratori che segnalano invece molto spesso subiscono ritorsioni, demansionamenti e danni alla carriera.
Vista la rilevanza delle segnalazioni degli illeciti da parte degli insider, cosa può fare un’azienda per incoraggiarli a segnalare i propri dubbi, quesiti e preoccupazioni? Da una parte, le aziende sono molto impegnate sul fronte della compliance rispetto alla regolamentazione nazionale e internazionale volta a combattere le cattive pratiche nel business. La più recente è la legge approvata dal Parlamento Europeo nel 2019 per proteggere i whistleblowers e creare canali protetti per indirizzare segnalazioni sia dentro le aziende sia alle autorità pubbliche.
Dall’altro lato, e in modo integrato alle prime, si prefigura però la necessità di un approccio strategico basato su pratiche manageriale e organizzative. Un approccio incentrato sulla creazione di un contesto organizzativo che favorisca la voce dei collaboratori, ovvero la comunicazione franca e volontaria di idee, suggerimenti, preoccupazioni, opinioni o addirittura dissenso, su questioni relative al lavoro con l'intento di migliorare il funzionamento dell’azienda.
La voce dei collaboratori e in particolare la voce dissenziente può essere incoraggiata mediante sistemi informali come riunioni manager-collaboratori, gestione partecipativa, la valorizzazione della comunicazione dall’alto verso l’alto. Le aziende possono anche implementare sistemi formali quali procedure di reclamo, sistemi per i suggerimenti, servizi di ombudsman, circoli di qualità, consigli dei lavoratori, task force, politiche della porta aperta. Tra questi assumono una rilevanza particolare i sistemi aziendali per il whistleblowing.
Di cosa si tratta nel concreto? Un sistema aziendale di whistleblowing è un insieme semplice e chiaro di canali e procedure accessibile a collaboratori e altri soggetti che vogliono segnalare pratiche illegali, immorali o illegittime, verificatesi sotto la responsabilità dell’azienda, a soggetti che possono intervenire per risolverli. L'adozione volontaria di un sistema di whistleblowing incoraggia la segnalazione di pratiche scorrette sin dal loro sorgere, previene che le segnalazioni dei collaboratori vengano fatte all’esterno, facilita l'interruzione del comportamento illecito e scoraggia future attività illecite.
L’adozione di sistemi aziendali per il whistleblowing si sta diffondendo in modo progressivo per motivi di compliance. Ma affinché la loro adozione sia davvero efficace nel prevenire e interrompere le malpratiche, è necessario adottare un approccio strategico: i sistemi di whistleblowing devono presentare caratteristiche specifiche ed essere supportati da pratiche manageriali e organizzative. Ne ricordiamo qui alcune.
Innanzitutto, legittimare il sistema di whistleblowing. A tal fine è cruciale il sostegno esplicito e visibile del vertice aziendale e il riferimento ai valori e al codice di condotta aziendali. E’ inoltre utile menzionare in modo esplicito i soggetti invitati a fare le segnalazioni e dichiarare che cosa l’azienda considera illecito in modo da aiutare gli insider a intercettare il malaffare.
Far sentire gli insider in sicurezza, assicurando delle protezioni; la possibilità di segnalare in modo confidenziale o addirittura anonimo; dei canali di segnalazione al di fuori della linea di management, con strumenti dedicati come hotline e moduli in siti web specifici; prevedere conseguenze negative per accuse avanzate con fini di dolo.
Dare agli insider l’aspettativa che le loro segnalazioni saranno efficaci. Al fine di rendere più difficile ignorare le segnalazioni, è utile farle indirizzare a un organismo collettivo e indipendente dalla coalizione dominante e dare la possibilità di adire più livelli.
Infine, è molto importante sensibilizzare i potenziali insider tramite un programma di comunicazione interna e di formazione per supportare la sensibilità e una cultura adeguata e aumentare la competenza nel fare una segnalazione corretta. In altre parole, adottare tutti gli accorgimenti per creare un contesto organizzativo dove l’espressione del dissenso sia considerata positiva in tutte le sue forme, in particolare se volta a intercettare le cattive pratiche.
I dati di due studi esplorativi condotti dal CERC (Centre for Employee Relations and Communication) dell’Università IULM e che verranno presentati al convegno SIMA-Sinergie 2020, indicano che nel complesso le aziende italiane sono poco consapevoli della rilevanza dei sistemi per la voce dei collaboratori e per il whistleblowing al fine di combattere le malpratiche.
Il tema della segnalazione delle cattive pratiche aziendali è collegato all’espressione del dissenso e della libertà di parola. Principi che dovrebbero essere al centro dell’insegnamento e della ricerca nel campo manageriale per incidere sul progresso della società civile e di un sistema economico-produttivo sano.
