La liquidità che un big player della distribuzione come Carrefour è in grado di generare impatta in modo importante sull’intera filiera ma presenta delle complessità importanti. Per approfondire i concetti che stanno alla base della gestione finanziaria Mark Up ha incontrato Javier Garcia Cfo Gruppo Carrefour Italia.
Dott. Garcia, come avviene il controllo della corretta esecuzione dei termini contenuti nei contratti commerciali dei fornitori?
Tutto è basato sulla centralizzazione delle informazioni in un unico database che gestisce le informazioni anagrafiche dei fornitori, incluse tutte le condizioni di pagamento e di acquisto oltre accordi di primo e secondo livello, quali eventuali premi di fine anno e contributi promozionali extrafattura. Nei contratti sono inseriti anche eventuali accordi logistici. Questo approccio è per noi molto importante perché ci consente di avere sotto controllo tutte le informazioni sui fornitori con un unico punto di accesso.
Come avviene il controllo amministrativo?
Nella Direzione Amministrazione è inglobata l’Amministrazione Commerciale che ha la responsabilità della qualità dei dati in termini di aggiornamento e precisione. Le condizioni di pagamento sono inserite nel sistema per cui non è possibile che emergano errori interpretativi: tutti i fornitori sono univocamente identificati con i rispettivi contratti. Questo sistema ci consente un’azione efficace. Sulle condizioni di acquisto che includono sconti e promozioni di secondo livello il discorso è un po’ diverso. In generale nel nostro database sono presenti tutti i dati che i nostri buyer e category manager hanno stipulato e comunicato tempestivamente all’Amministrazione Commerciale. Tuttavia a posteriori potrebbe verificarsi che non tutte le informazioni contrattuali relativamente a sconti e promozioni di secondo livello siano state comunicate, con la conseguenza che qualche accordo possa essere rimasto fuori dal database. In questo caso risultano utili le attività di verifica effettuate con il supporto della società Pay-Back. Oppure, caso molto raro, si può verificare che qualche condizione di primo o secondo livello non sia stata applicata in modo corretto. Errori di questo tipo possono determinare delle differenze che tuttavia ad oggi abbiamo ridotto notevolmente e quasi annullato.
Quali perdite sono computate senza le precedenti attività di controllo e in che modo procedete?
Per il controllo a posteriori come accennato precedentemente utilizziamo una società esterna, Pay-Back che effettua tutti i riscontri. Possiamo dire che la percentuale di errore è residuale vale lo 0,3% del totale delle condizioni maturate nell’anno. Una percentuale molto bassa che, in considerazione del volume di affari del gruppo pari a circa 5 miliardi, esprime valori poco significativi.
Quali anomalie incidono maggiormente nei contratti con i fornitori?
Anche se molto raramente, nelle fatturazioni possono insorgere errori correlati alle quantità di merce. Il problema non dipende da un errato inserimento nel database, ma dai processi logistici in cui fallisce un controllo e le quantità dichiarate nei documenti di trasporto del fornitore non risultano allineate alle quantità effettivamente consegnate. Un caso tipico è l’approvvigionamento di alcuni punti di vendita per i picchi del weekend. Può capitare che in fase di ricezione delle merci non vi siano le risorse umane per controllare puntualmente tutta la merce in ingresso. Questi disallineamenti emergono successivamente in fase di inserimento nel sistema dei dati quantitativi effettivamente ricevuti. Tuttavia, ciò che incide maggiormente sono gli sconti promozionali che i fornitori spingono con decisione. Le promozioni sono ricorrenti e anche sovrapposte e in certi casi si possono verificare disallineamenti sulle date di validità delle promozioni considerate. A questo si possono aggiungere errori relativamente ai momenti di chiusura anno o semestre: se fatturazione, sconto e consegna non sono inseriti nello stesso periodo contabile possono emergere disallineamenti nei calcoli e contestazioni.
Le promozioni hanno un peso preponderante?
Esatto e non riguardano solo l’acquisto attraverso lo sconto. La promozione richiede la stampa di volantini, la comunicazione nel punto di vendita, la definizione delle date ecc. Non solo. Anche le promozioni gestite con le carte fedeltà devono essere inserite nel processo di gestione e controllo.
La somma di tutte queste attività determina un carico amministrativo molto oneroso. Le promozioni non impattano quindi solo sul taglio prezzo: questo è ciò che si vede dall’esterno ma c’è ben di più. Abbiamo molte persone dedicate a gestire e inserire nel sistema le promozioni.
Come sono gestiti i fornitori di servizio in termini contabili?
La gestione dei fornitori di servizio è molto più semplice. I processi sono simili a quelli per i fornitori di merce. Abbiamo una direzione Acquisti Non Merce che centralizza tutti gli investimenti e le spese generali in un database; le condizioni di pagamento non presentano criticità in quanto sono codificate e generalmente pari a 30-60 giorni (il tempo a disposizione per i controlli è sufficiente). I contratti sono generalmente stipulati su base d’asta con gestione elettronica. Con questa procedura contrattualizziamo il 95% delle forniture di investimento e di servizi generali. Gli eventuali problemi possono emergere quando gli acquisti non avvengono in modo centralizzato e un singolo punto di vendita agisce singolarmente per la gestione di fabbisogni specifici e di entità residuale. Quando si acquista un servizio in modo centralizzato (per esempio servizi di pulizia), il punto di vendita ha il compito di verificare e confermare la corretta erogazione del servizio a livello locale. In questi casi le anomalie di funzionamento sono state abbattute riducendo notevolmente il numero di fornitori di servizi. In altre parole, con la riduzione della frammentazione dei fornitori siamo riusciti anche nella riduzione degli errori.
Quali sono i settori merceologici dei vostri fornitori che necessitano di più dei servizi finanziari?
Abbiamo creato una società che fornisce servizi tramite una piattaforma web denominata Financial Web Supplier (Fws) e che eroga un servizio assimilabile al reverse factoring. Con esso rispondiamo alla difficoltà dei nostri fornitori nell’ottenere credito dalle banche. Non tutte le aziende hanno un rating per avere credito in tempi immediati così noi consentiamo loro di anticipare l’incasso delle forniture. La procedura per il fornitore è molto semplice: in primo luogo attraverso un sito web sicuro è possibile per il fornitore visualizzare tutte le fatture da lui emesse e contabilizzate da Carrefour, lo stato del processo di verifica e liquidazione e tutte le relative informazioni fattura fino alla conferma della data di pagamento. Se il fornitore trova delle anomalie entra in contatto con noi e nell’arco di tempi ridottissimi regolarizziamo il tutto. Oltre a ciò il fornitore può chiedere l’anticipo su fatture non ancora scadute e ottenere la liquidità necessaria. Tutto è automatizzato e gestito con le banche che collaborano con noi. Per il fornitore l’accredito avviene il giorno successivo alla richiesta. Il vantaggio di questo servizio che noi offriamo ai fornitori è la semplificazione e velocizzazione degli incassi.
Quale categoria di fornitori utilizza maggiormente l’anticipo di liquidazione?
I fornitori che utilizzano più frequentemente l’anticipo via Fws sono quelli di prodotti freschi in quanto è un’attività che spesso rende difficoltoso prevedere i picchi di richiesta liquidità. Il 43% degli anticipi sono quindi assorbiti dai produttori di alimentari freschi. A seguire il largo consumo alimentare, inclusi i fornitori internazionali che hanno interesse a migliorare la propria posizione di tesoreria. Questa categoria vale il 35% delle liquidazioni anticipate tramite Fws.
Con l’introduzione dell’articolo 62 avete notato un incremento nell’uso della leva finanziaria?
L’articolo 62 ha avuto un impatto importante quando è entrato in vigore. La sua introduzione ha inciso per 150 milioni di euro sulla liquidità aziendale. Possiamo dire che l’utilizzo del factoring inverso non è legato all’articolo 62 ma alle normali dinamiche di mercato. Il nostro servizio, per quanto io sappia, non ha eguali sul mercato per velocità e semplificazione e i nostri fornitori lo apprezzano molto.
