Il documento è centrale anche su supporto cartaceo
Samsung ha intercettato questa doppia necessità di efficienza, che si inserisce in un contesto di lavoro ormai smart, con i processi che transitano da più device, anche mobili, e che molto spesso, per i motivi di cui sopra, richiedono una trasformazione digitale che passi comunque ancora attraverso la carta.
Rendere efficiente significa innanzitutto competere in modo più rapido sul mercato e organizzare il lavoro in modo che siano abbattute le ridondanze, i processi inutili: la presenza di una stampante multifunzione in ufficio, o condivisa tra più aree aziendali, non è più, nell’ottica Samsung, “causa” di spostamenti delle persone alla ricerca di questo o quel documento stampato, con conseguenti perdite di tempo, bensì il nuovo centro della gestione documentale efficiente.
L’azienda sudcoreana ha predisposto infatti, con i dispositivi Smart UX, un ecosistema aperto che trasforma la multifunzione in modo che possa vantare molte delle funzionalità presenti nello smartphone o nel tablet.
Questo significa, per esempio, poter scansire un documento, modificarlo e inviarlo a un destinatario direttamente dalla stampante; oppure, al contrario, mandare in stampa un file dal cellulare (il tutto ovviamente in sicurezza). Più operazioni possono essere gestite in un unico flusso di lavoro dinamico, sempre dalla stampante: stampa, scansione, invio di e-mail, connessione al cloud, correzione di un file prima della stampa. L’ottimizzazione dei flussi di lavoro può diventare elemento di forte competition, perché libera le persone da incombenze ripetitive e consente loro di concentrarsi sul business.
L’ottimizzazione dei flussi di lavoro può diventare elemento di forte competition, perché libera le persone da incombenze ripetitive e consente loro di concentrarsi sul business.
L’esperienza concreta
Un esempio di quanto processi di questo genere possano essere utili viene dal mondo del commercio: la concessionaria Franceschi, una delle più importanti realtà della provincia di Trento per il marchio Opel, si è affidata a Samsung per ridisegnare la gestione documentale e semplificare quella delle risorse umane. Nel primo caso, è stato disegnato un flusso che consente al venditore di qualificarsi all’interno del sistema della stampante e di assegnare un ID unico alla pratica: tutta la documentazione cartacea scansita viene rinominata e classificata a seconda della tipologia del documento stesso, in modo che sia semplice il recupero delle informazioni. Tutto il flusso è integrato con il gestionale in uso in azienda. I risultati ottenuti? Meno lavoro manuale da eseguire, maggiore velocità nella ricerca e nel controllo in tempo reale delle informazioni; zero errori. Per quanto riguarda le risorse umane, i dipendenti possono, per esempio, nel momento in cui desiderano richiedere un giorno di ferie, firmare l’apposito modulo cartaceo: dopo la scansione, il file viene inviato via mail alle risorse umane per l’approvazione e archiviato digitalmente.
Per saperne di più:
CASE STUDY FRANCESCHI
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