Dimmi come assumi e ti dirò chi sei: reclutare talenti è a sua volta un talento, che un’azienda attenta al proprio futuro dovrebbe affiancare e sostenere con le tecnologie più opportune che le permettano di essere concorrenziale sul mercato del lavoro. Il prestigio si conquista certamente sul campo, nel proprio business, ma si riflette in ogni attività aziendale, nella cura e nella professionalità profusa in ogni aspetto del lavoro. E il reclutamento del personale non fa eccezione. Anche perché rappresenta il primo contatto diretto tra l’azienda e il futuro impiegato o manager, dunque impatta significativamente sull’immagine e sull’efficienza anche finanziaria: errori nella tutela dei dati personali o ritardi nella firma di un contratto si pagano. Anche la tecnologia di digital onboarding e più in generale dei processi HR è studiata perché l’azienda e il recruiter, si concentri sul candidato e non su pratiche ripetitive e noiose, a vantaggio di una selezione più accurata e di una esperienza di recruiting più gradevole e trasparente dal punto di vista della risorsa.
Digital Transaction Management
Digitalizzare i processi legati alla divisione Human Resources significa supportare i recruiter e gli specialisti nella gestione risorse con strumenti tecnologici che riducono al minimo gli errori, alleggeriscono del lavoro più noioso e ripetitivo e rendono più efficiente l’intero processo di assunzione. Tra questi strumenti ci sono i software di Digital Transaction Management, AI e machine automation nell’analisi dei dati dei candidati e per l’invio di email di comunicazione, gli strumenti di conferencing digitale per i primi colloqui da remoto. La conseguenza diretta della loro adozione è una maggior soddisfazione dei resource manager, modernità e trasparenza dell’immagine aziendale confermate anche dalla fase di recruiting e un risparmio concreto di tempo e risorse, dal più elementare minor consumo di carta fino al minor ricorso a consulenze legali, grazie a contratti privi di errori e sicurezza nel rispetto della privacy dei candidati. L’insieme dei processi gestibili in ambito digital transaction management sono molteplici e una schematizzazione completa è quella introdotta da Intesa a Kyndryl company che consente di avere una mappatura degli ambiti di pertinenza.
La mappa dei vantaggi
Ecco in breve i passaggi nei quali la digitalizzazione nell’ambito HR porta vantaggi all’azienda.
- In fase di registrazione delle possibili candidature, la possibilità di raccogliere i dati dei candidati e verificarne l’identità, carichi pendenti e certificazioni con certezza e in conformità alle regole del Gdpr.
- Nella stesura dei contratti, maggior precisione e risparmio di tempo attraverso la compilazione automatica.
- Digitalizzazione nei processi di archiviazione e anche di quelli di accesso alle informazioni.
- Maggiore efficienza e sicurezza nella chiusura dei contratti con la firma digitale, anche da remoto.
- Rapida analisi dei dati riguardo ai kpi della diversity & inclusion e al gender gap, anche in vista della compilazione dei report aziendali.
Una lunga serie di operazioni che si ripetono più e più volte per ciascun candidato, frammentate in numerose azioni demandate a persone diverse: con la digitalizzazione tutte rientrano in un unico flusso digitale nel quale la possibilità di errore è virtualmente annullata, perché tutti i passaggi si ripetono senza esclusioni. Quindi anche le verifiche legali o quelle legate alla sicurezza e alla privacy. Lo strumento migliora l’efficienza anche perché in caso di rallentamento, per esempio una mancata firma su un contratto, la mancanza di una parte della documentazione, la necessità di riprendere in mano le informazioni, il sistema può essere programmato per inviare solleciti in automatico e permette in ogni momento al responsabile de personale di controllare ciascuna fase del processo, anche da remoto, e da qualsiasi device. Incontrare i candidati personalmente continua a essere un’esperienza utile e di valore, ma non sempre questo è possibile, come ha insegnato la pandemia.
Tutti questi elementi oltre a migliorare l’efficienza aziendale vengono colti e interpretati anche dal candidato, che vive una migliore e più motivante esperienza di recruiting dalla quale ricava da subito una immagine aziendale positiva. Per una risorsa di talento, potrebbe essere un fattore che contribuisce a orientare la scelta.
