EDI: dematerializzazione e automazione dei documenti forte anche nel Foodservice

Come risaputo, la tecnologia EDI è nata negli anni ’80 per eliminare lo scambio di documenti cartacei e semplificare lo scambio di informazioni nelle relazioni commerciali. Inizialmente l’EDI è stato utilizzato principalmente nell’automotive, settore in cui le aziende hanno bisogno di scambiare una grande mole di dati nella propria Supply Chain, ma oggi, come si avrà modo di vedere, l’utilizzo di sistemi EDI è sempre più diffuso in termini cross settoriali. Infatti, nella pratica, quello che l’EDI permette è la dematerializzazione e automazione di documenti e modulistica, ottimizzando e riducendo i tempi di elaborazione e di scambio dei documenti, prevenendo errori umani e, aspetto non trascurabile nel panorama attuale, impattando positivamente in termini di eco-sostenibilità e produzione di CO2.

Fatte queste premesse, è interessante andare a vedere lo stato dell’arte di una tecnologia come l’EDI rispetto allo scossone pandemico che ha investito tutti gli ambiti del business e, in generale, della vita. Si pone come funzionale alla causa la nuova edizione del “Monitoraggio dell’uso dell’EDI nel largo consumo in Italia”, edita ad inizio novembre 2021, che GS1 Italy, organizzazione non profit che si occupa di sviluppare standard internazionali per la comunicazione tra imprese, ha realizzato in collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano.

Il monitoraggio, quindi, rileva lo stato di salute e di diffusione dell’EDI, facendo emergere, per quel che riguarda l’Italia, una sostanziale stabilità di utilizzo. Il dato delle imprese che adottano l’EDI in Italia è, di fatti, stabile rispetto al pre-pandemia - 19 mila nel 2020, scambiando 252 milioni di documenti (+5% vs 2019, secondo i dati del Politecnico di Milano “Osservatorio Digital B2B” 2021) - ed è legato prevalentemente al fatto che molti operatori, obbligati alla fatturazione elettronica, hanno scelto di utilizzare solo il flusso per il sistema d’interscambio (SdI, gestito dall'Agenzia delle Entrate) senza sovrapposizioni con il flusso EDI. Le fatture, infatti, pur continuando a rimanere il primo documento scambiato, calano a 50 milioni di unità (-1% rispetto al 2019), dopo due anni in cui si sono attestate sui 55 milioni. In crescita sono invece tutti gli altri documenti: ordini (+6%), conferme d’ordine (+28%), DESADV - abbreviazione di DESpatch ADVice e sta per avviso di spedizione (+12%), altri documenti come inventory report, anagrafiche di prodotto, documenti logistici (+8%).

In termini generali, come si legge nel report di monitoraggio suddetto, l’assestamento nel percorso di digitalizzazione degli scambi di informazioni tra le imprese, accelerato anche dallo shock pandemico, getta buone basi per un cambio di prospettiva, favorito anche dai fondi in arrivo dal PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) del Governo destinati alla digitalizzazione stessa, all’innovazione e alla competitività.

Prendendo, inoltre, in esame lo sviluppo dell’EDI nel largo consumo, la fotografia che se ne ricava è quella di un settore sempre più strategico per la crescita della digitalizzazione dei processi e delle relazioni tra le imprese. È stato, infatti, per la prima volta, il settore a primeggiare nell’e-commerce B2B e ha consolidato il primo posto nell’utilizzo dell’EDI, con il 63% delle 19 mila imprese connesse. Ciò è avvenuto anche perché le imprese del largo consumo sono le più impegnate nella ricerca dell’efficienza e nel miglioramento dei processi collaborativi e l’EDI è uno strumento fondamentale al loro servizio.

In particolare, vale la pena sottolineare come, a corollario dello stato di salute dell’EDI e del suo uso nel largo consumo, vi è la  new entry del Foodservice (serie di servizi legati all’ambito della ristorazione), che ha dato impulso all’EDI a standard GS1. Bisogna premettere, infatti, che in termini generali, nel corso del 2020 è tornato a crescere il numero delle aziende utilizzatrici dell’EDI a standard GS1, tra i possibili utilizzabili. Più nel dettaglio, le aziende che nel 2020 hanno scambiato messaggi EDI a standard GS1 sono state 7.817, in crescita di +4% sul 2019. Il 45% di queste aziende fa parte dell’ecosistema Euritmo, la soluzione web-EDI studiata da GS1 Italy.

Bisogna, inoltre, prendere atto del rilascio di sempre nuove tipologie di documenti facenti capo a settori non tradizionali: un segnale positivo del continuo utilizzo degli strumenti EDI, in particolare secondo gli standard GS1. È il caso dell’impulso proveniente dal Foodservice, che ha richiesto la disponibilità del messaggio PARTIN (Party information message, ovvero l'anagrafica delle parti), che riguarda gli indirizzi dei punti vendita e consente di inviare le loro anagrafiche per la gestione delle consegne e della fatturazione. “Un risultato positivo che premia il ruolo svolto da GS1 Italy come facilitatore per le imprese maturato all’interno del progetto specifico rivolto a migliorare l’efficienza dell’intero settore Foodservice attraverso l’adozione di standard globali”, commenta Massimo Bolchini, standard development director di GS1 Italy.

Concludendo, basandosi sui trend attuali, è possibile prevedere che nelle supply chain del futuro, l'EDI potrebbe essere tra le funzionalità di scambio dei documenti principali per supportare innovazioni quali IoT (Internet of Things), blockchain e intelligenza artificiale (AI). Collaborazione, tracciabilità, trasparenza e integrazione si vanno, quindi, ad aggiungere a dematerializzazione e automazione per delineare know-how e buone pratiche del futuro. Un esempio di ciò può essere rappresentato dall’EDI nella logistica: “Come GS1 Italy stiamo attivando il lancio dell’EDI nella logistica affinché l’impiego di questi strumenti secondo gli standard globali possa ottimizzare la spedizione di merci evitando errori e rallentamenti e migliorando l’efficienza del processo. GS1 Italy sta lavorando anche alla creazione di una piattaforma unica che consentirà alle aziende di gestire i processi di spedizione e consegna in maniera automatizzata, secondo regole comuni, aperte e basate sugli standard globali”, conclude Massimo Bolchini di GS1.